Strona główna Artykuł partnera Jakie są etapy organizacji dużego eventu i jak skutecznie nimi zarządzać?

Jakie są etapy organizacji dużego eventu i jak skutecznie nimi zarządzać?

930
0

Event manager to zawód, który odgrywa coraz większą rolę we współczesnym świecie. Organizację imprez powierza się dziś utalentowanym specjalistom, którzy nie tylko mają głowę pełną pomysłów, ale też doświadczenie w zarządzaniu tego rodzaju wydarzeniami. Potrafią je zaplanować i zrealizować zgodnie z obowiązującym prawem. Współpracują ze sprawdzonymi podwykonawcami i konferansjerami. Pragniesz spełnić się jako event manager? Obowiązki w tym zawodzie są dość liczne. Poznaj najważniejsze etapy organizacji dużego eventu i sposoby zarządzania projektem.

Brief – dokument określający oczekiwania i cele klienta

Udana impreza to taka, która spełnia oczekiwania klienta i wspiera jego cele. Doświadczony event manager wie, że wszystko zaczyna się od briefu. Wspomniany dokument określa założenia wydarzenia, dlatego pozwala wyjść naprzeciw potrzebom klienta. Inaczej pracuje się nad wigilią firmową, a w odmienny sposób przygotowuje imprezę promującą markę. 

Opracowanie scenariusza eventu

Brief stanowi bazę, na której opiera się event manager, tworząc koncepcję wydarzenia. Scenariusz imprezy musi uwzględniać wszystkie wytyczne klienta oraz mieścić się w jego budżecie. Specjalista na tym etapie korzysta ze swoich pokładów kreatywności. Zastanawia się, co może zrobić, aby uatrakcyjnić event i uczynić go niezapomnianym. 

Przedstawienie kosztorysu imprezy

Scenariusz imprezy pozwala przygotować wstępny kosztorys. Event manager powinien pamiętać, aby zarezerwować pewną część budżetu na nieprzewidziane wydatki. Uniknie dzięki temu wielu niekomfortowych sytuacji, np. związanych ze wzrostem cen, który wynika z inflacji. Kosztorys eventu przedstawia klientowi, a gdy uzyska jego akceptację, strony podpisują umowę. 

Szczegółowe informacje znajdziesz na stronie: https://emtg.pl/event-manager-planowanie-organizacja-i-zarzadzanie-projektem-eventowym/

Zawieranie umów z podwykonawcami i wynajem lokalu

Następnie manager eventu przystępuje do realizacji projektu i zawierania umów z podwykonawcami. Jeśli wydarzenie ma odbyć się poza firmą, specjalista wynajmuje lokal, który został zaproponowany klientowi. O ile w przypadku wigilii firmowej nie rodzi to większych trudności, o tyle imprezy masowe podlegają ścisłym regulacjom prawnym. Chęć ich organizacji należy zgłosić stosownym organom. Ponadto na event managerze spoczywa obowiązek przygotowania regulaminu imprezy i zadbania o bezpieczeństwo wszystkich uczestników. 

Promocja eventu w mediach tradycyjnych i społecznościowych

Wielkie imprezy, gdy mają charakter otwarty, wymagają odpowiedniej promocji. Manager eventu odpowiada za to, aby dotrzeć z informacją o wydarzeniu do osób potencjalnie zainteresowanych. Może wykorzystać do tego celu swoje kontakty z mediami lub płatne reklamy w serwisach społecznościowych oraz na portalach branżowych. 

Nadzór nad podwykonawcami 

Organizacja dużego eventu to ogromne wyzwanie, które pociąga za sobą olbrzymią odpowiedzialność. Wszystko musi być dopięte na ostatni guzik. Zarządzanie projektem wiąże się z nadzorem nad zadaniami, które zostały zlecone podwykonawcom. 

Próby techniczne poprzedzające imprezę

Próby przed imprezą pozwalają skorygować oświetlenie i nagłośnienie. Niekiedy okoliczności zewnętrzne wymuszają wprowadzenie zmian do scenariusza imprezy. Po zakończonym wydarzeniu manager eventu rozlicza się z klientem, przedstawiając mu faktury i rachunki.

Event manager – szkolenie, które przybliży Ci tajniki pracy organizatora imprez

Organizator imprez to zawód, który łączy w sobie wiele umiejętności. Można je opanować, zapisując się na kurs. Event manager, który posiada wieloletnie doświadczenie w branży, podzieli się z jego uczestnikami zdobytą wiedzą. Nakreśli im aktualne trendy i pokaże, jak radzić sobie z chaosem, który towarzyszy przygotowywaniu dużych wydarzeń. 

artykuł partnera