Strona główna Polityka Audyt jest, decyzji brak

Audyt jest, decyzji brak

1977
31

Na lutowej sesji Rady Miejskiej radny Kacper Lipiński zaproponował zmniejszenie zatrudnienia w trzemeszeńskim Urzędzie Miejskim. Argumentem było porównanie liczby urzędników w Trzemesznie i Witkowie.

Jak zauważył, w naszej gminie pracuje ich 67, a w porównywalnym samorządzie witkowskim tylko 34. Pisaliśmy o tym |TUTAJ|.

W marcu burmistrz Krzysztof Dereziński poinformował, że zlecił przeprowadzenie audytu w tej sprawie. Po 7 miesiącach postanowiliśmy sprawdzić postępy prac. Zapytaliśmy między innymi, czy prace nad audytem zostały zakończone, jakie wnioski z niego wypływają i co w tej sprawie zamierza zrobić burmistrz. Otrzymaliśmy maila z informacją, iż odpowiedź zostanie udzielona po powrocie burmistrza do pracy (obecnie przebywa na zwolnieniu lekarskim).

Przesłano nam natomiast gotowe sprawozdanie z przeprowadzonego audytu. Jego autorem jest audytor wewnętrzny, Tomasz Gorczycki – Smyk. Jest to 23 stronicowe opracowanie. Zawiera wiele ogólnych sformułowań, m.in. na temat przyjętej metodologii prac. Znalazło się w nim również porównanie z urzędem w Witkowie. Jak napisano, „stosowane działania porównawcze jednostek należy wykonywać z pewną ostrożnością”. Wskazuje się na różnice w organizacji administracji obu samorządów.

W trzemeszeńskim urzędzie pracują osoby zajmujące się obsługą organizacyjno–księgową szkół i innych jednostek organizacyjnych. W gminie Witkowo osoby te zatrudnione są bezpośrednio w swoich jednostkach. Zwraca się też uwagę na prowadzenie przez naszą gminę szkół ponadpodstawowych, które w Witkowie – zgodnie z ustawowymi zadaniami – prowadzi powiat. Powoduje to pokrywanie przez gminę wszelkich kosztów funkcjonowania tych szkół w wysokości przekraczającej wielkość subwencji. Jest to suma ponad 1.800.000 złotych rocznie.

Sprawozdanie nie zawiera jednoznacznych wniosków co do stanu zatrudnienia. Nie wynika z niego, czy liczba pracowników jest optymalna do zadań urzędu, czy też nie. Według audytora nie można tego zrobić nie mając odpowiednich narzędzi, przede wszystkim opisu stanowisk, których w urzędzie brak.

Rekomenduje się też aktualizację zakresów czynności oraz wykorzystanie wdrożonych w jednostce narzędzi zarządczych „Wymienione narzędzia stanowić mogą podstawę do wprowadzania ewentualnych zmian” – napisano w podsumowaniu opracowania.

Czy i kiedy nastąpią ewentualne zmiany, nie wiadomo. Dokument jest gotowy od 29 maja.

Zainteresowani szczegółami audytu mogą się z nim zapoznać |TUTAJ|.

31 KOMENTARZE

  1. Wszyscy wiedzą kto tam pracuj, jak są zatrudniani i jakie powiązania są? Gmina niech zacznie informować ilu mamy zarażonych mieszkańców tak jak to robią inne gminy

  2. Audyty są po to, aby audytorzy mieli co robić. Jeśli ktoś myśli, że Burmistrz podejmie jakaś decyzję w sprawie racjonalizacji zatrudnienia… to się myli. Audyt do szafy. Temat odfajkowany. I co radni? Zrobił Was po raz kolejny na szaro.

  3. JAK JA PRZEPROWADZĘ AUDYT TO ZAPROPONUJĘ PRACĘ JESZCZE MOJEJ KOCHANCE A UZASADNIEŃ DOPISZĘ ILE TYLKO TRZEBA…POTEM JESZCZE ZE TRZY ETATY DLA FIRMY WSPOMAGAJĄCEJ PIJACZKÓW…HI,HI…

  4. Jeszcze jeden kompetenty pracownik. Tym razem audytor i niedopracowane sprawozdanie.
    Panie audytorze:
    1 Gdzie na stronie nr 2 znajduje się tekst „ROZDZIAŁ I”?
    2 Dlaczego na stronie nr 2 w ROZDZIAŁ II, po punkcie 2. KRYTERIA OCENY…, następuje punkt 1. USTALENIE STANU FAKTYCZNEGO…?
    3 Dlaczego na stronie nr 2 od 4 punktu w rozdziale II aż do końca spisu treści następuje zmiana czcionki? I podobnie jest w dalszym ciągu dokumentu od strony 16?
    4 Gdzie na stronie nr 3 w punkcie 3 adres jednostki audytowanej?
    5 Co to znaczy „dostarczenie Burmistrzowi racjonalnego zapewnienia”?
    6 Na stronie nr 4 bezpośrednio po tytule punktu 2 przydałoby się zdanie wprowadzenia zakończone dwukropkiem, podobnie jak w punkcie wcześniejszym.
    7 Na stronie nr 5 następuje oczuwiście punkt nr 1 zamast 3
    8 Strona 5: „funkcjonowaniem” a nie „funkcjonowanie”
    9 Strona 5: co oznacza skrót RB i co to za sprawozdanie? Samo zdanie „Przy wydatkach wynikających ze sprawozdania RB 28 s w wysokości 4371896 zł oraz wysokości subwencji na poziomie 2532073 zł.” również nie dopracowane i niezrozumiałe.
    10 Strona 5: „Dowody:” ale na co dowody? Wymienione dowody warto by wymienić rozpoczynając je jakimś odnośnikiem np. myślnikiem lub kolejną literą alfabetu. A przy kazdym z nich podać czego dotyczą.
    11 Strona 5: „Do 26 czerwca 2013 r. 2014 r. obsługa jednostek oświatowych była realizowana przez Zespół Obsługi Szkół w Trzemesznie.” To do którego roku? I brak wyjaśnienia odnośnie Zespołu Obsługi Szkół a samo zdanie niezrozumiałi i bez jakiegokolwiek odniesienia do wczesniejszego.
    12 Strona 5: „Dowód: Uchwała Nr XLVIII/371/2013 Rady Miejskiej…”Albo po dwukropku kolejny wyraz umieszcza pan w następnej lini, jak wyżej przy poprzednim dowodzie albo pisze pan w jednej lini a nie jeden tak a drugi inaczej.
    13 Strona 6: po skrócie „ok.” (około) stosuje się zaokrąglenia do pełnych jednostek a najczęściej całych dziesiątek a nie podaje się liczby po przecinku. Warto zwrócić na to uwagę również burmistrzowi Witkowa, bo zapewne to on podał taką informację.
    14 Strona 6, 7: podane trzy wydziały wartoby wyodrębnić np. kolejnymi literami alfabetu.
    15 Strona 7: co to jest „Rozdziału Oświaty i Wychowania”?
    15 Strona 7: co to znaczy „porównywanie może stanowić wartość dodaną dla jednostki”?
    16 Strona 8: zdanie „Przedmiotem analiz wewnątrzreferatowych powinny być następujące kwestie: określenie procentowego udziału poszczególnych czynności danego pracownika w ogólnym zakresie czynności, odzwierciedlenie czynności z Regulaminu Organizacyjnego przypisanego do danego Referatu w zakresach czynności, aktualności weryfikacji zakresów czynności pracowników, posiadania odpowiedniego zasobu kadry przez poszczególne referaty Urzędu tj. np. proporcjonalnego do wyznaczonych zadań, posiadanie przez pracowników odpowiednich kompetencji do wykonywania czynności na zajmowanych stanowiskach, czy w opinii kierowników referatów zakresy czynności (w ramach referatu) pracowników nie dublują się w sensie ich ujęcia w zakresach czynności jak i w faktycznym realizowaniu tych zakresów, czy nie występuje dublowanie czynności przez pracowników różnych referatów Urzędu , czy obecne zorganizowanie poszczególnych referatów Urzędu uwzględniające zakres zadań jest efektywne, czy występują obszary zbędnie obciążające pracowników, zgłaszanie zapotrzebowania na dodatkowe stanowiska pracy, opinii kierowników co do równomiernego obciążenia stanowisk pracy, kwestie badania efektywności pracy na stanowiskach pracy.” warto by rozdzielić rozpoczynając np od myśników, bo w takiej fornie jest zwykłym niezrozumiałym bełkotem.
    17 Tabelę ze stron 9-15 można by lepiej sformatować w excelu i merytorycznie również lepiej sformułować.
    18 Strona 16: „4.Wskazanie słabości kontroli zarządczej oraz analizę ich przyczyn.” Czyba powinno być „analiza”.
    19 Strona 19: co to jest „zadanie zapewniajace”?
    20 Strona 20: „Logicznym następstwem dokonani opisu stanowiska pracy”, chyba „dokonania”
    21 Strona 20: i znowu „Dowody” jak w punkcie 12
    22 Strona 23: odnośniki (myślniki) wartoby zastąpić innymi formami graficznymi dla odróżnienia ich od odnośników wyższego rzędu

    WNIOSKI: Wstyd aby taki niedopracowany oficjalny dokument, nawet na najniższym szczeblu administracji państwowej ujrzał światło dzienne. Wstyd dla autora za błędy zwłaszcza merytoryczne ale także ortograficzne, stylistyczne, brak przecinków, zawiłe niezrozumiałe zdania. Wstyd dla burmistrza, który zresztą sam pisze podobne (i innych czytających) za nie zauważenie błedów. Wstyd dla odpowiedzialnych za jego opublikowanie w takiej formie.

    • Jestem pod wrażeniem – oczywiście nie audytu – ja bym nie zapłącił za niego, ale pod wielkim wrazeniem konkretnej, rzeczowej oceny. mam nadzieję,ze wszyscy przeczytali

      • Szanowny Anonimie- również moje gratulację za tę miażdżącą analizę.
        Pozwolę sobie dorzucić jeszcze jeden kamyczek do tego ogródka:
        -strona 9, :”przygotowanie naukowe: szkoła wyższa oraz tytuł naukowy dr, dr hab., prof(…)”.
        Niestety Szanowny Autor nie odróżnia stopni naukowych od tytułów naukowych: doktor i doktor habilitowany to nie tytuły, tylko stopnie naukowe.
        (swoją drogą chętnie poznałbym kompetencje Autora- niestety na ten temat cisza: ani informacji o wykształceniu, ani o doświadczeniu, ani o zajmowanym stanowisku- taki skromny?)
        I jeszcze dwie uwagi:
        1) zlecenie analizy Audytorowi Wewnętrznemu- pracownikowi UM- to kompletne nieporozumienie. Jak mawia klasyk: do naprawy zegarka potrzebny jest nie jego użytkownik( najczęściej ten, który zepsuł), tylko zegarmistrz.
        Swoją drogą- tak po ludzku- to współczuję Autorowi tego „opracowania”: Zlecający powierzył mu bardzo niewdzięczne zadanie- ocenę pracy/przydatności Kolegów i Koleżanek oraz siebie. Trudno się dziwić, że- mając perspektywę dalszej z Nimi współpracy- wybrał wariant: ogólniki + unikanie narażania się komukolwiek.
        Nie do końca się to udało, skoro stwierdzenie:
        2) „Brak zakresów czynności pracowników UM” jednak znalazło się w raporcie. Jakie są z niego wnioski? Otóż takie, że skoro-rządzący UM i gminą przez ostatnie kilkanaście lat-Pan Burmistrz nie zadbał o to by określić zakres obowiązków i kompetencji- najbardziej podstawowego z podstawowych wymogów- dla swoich podwładnych, to za obecny- bezsporny -przerost zatrudnienia i bałagan kompetencyjny odpowiada właśnie On.
        Trudno o cięższy zarzut…
        Gdybyśmy żyli w normalnym, cywilizowanym kraju( i gminie), następnego dnia po publikacji takiego raportu osoba odpowiedzialna za tę sytuacje podałaby się do dymisji…
        Gdybyśmy…
        Pozdrawiam
        TDi

  5. Wg audytu brakuje „opisów stanowisk pracy” – czyli część osób pracujących w urzędzie nie jest w stanie określić, czym się tak właściwie zajmuje?

  6. Dziękuję Pani za korektę tekstu. Jednocześnie informuję, że przesłana wersja była jedną z wersji roboczych, gdyż prośba o udostępnienie jakichkolwiek informacji była kierowana przez wiele osób z presją aby przesłać informację. Zresztą nawet w przekazywanej wersji papierowej taka adnotacja jest zawarta na stronie pierwszej. Finalne uzgodnienia są czynione po ustaleniu z kierownikiem j.s.t. o czym Pan Zygmunt Nowaczyk był informowany (tj. że temat nie został zamknięty). Niemniej bardzo dziękuję, gdyż mógłbym nie wychwycić pewnych kwestii. Życzę Państwu spokojnej nocy w gronie rodzinnym. Dobranoc

    • Panie Tomaszu, naprawdę? Dokument datowany na dzień 29 maja przez 5 miesięcy leży w szafie jako „wersja robocza”? Pragnę przypomnieć, że dokładnie taką wersję otrzymaliśmy z oficjalnej skrzynki mailowej Urzędu Miejskiego i nie występowaliśmy o papierowy egzemplarz (mając go w wersji elektronicznej) bo dlaczego mielibyśmy to robić? Trudno nam też przewidzieć, iż Państwa wersja papierowa różni się od tej elektronicznej. Uważam, że to Państwo jako urzędnicy powinniście między sobą uzgodnić, co konkretnie wysyłacie, wtedy nie byłoby żadnych nieporozumień.

      Wspomina Pan o „presji”. Pozwolę sobie zacytować pełną treść naszej wiadomości do UM: „Dzień Dobry. Nawiązując do zapytania z dnia 13 października, uprzejmie proszę o przesłanie drogą elektroniczną treści dokumentu z opracowanego audytu, jeśli taki został sporządzony”.

      Pozdrawiam, Maciej Nowaczyk

  7. Mam w 4 literach, czy to wersja robocza czy ostateczna czy jakaś inna. Mnie interesuje, co zamierza zrobić Burmistrz, bo to on decyduje. To nie Warszawa, aby Burmistrz nie mógł samodzielnie ocenić pracę urzędników. Czyżby audyt był po to, aby zrzucić odpowiedzialność za brak konkretnych działań w kwestii zatrudnienia w administracji samorządowej na… audytora? W przeszłości były już podobne sytuacje. Do najważniejszych można zaliczyć m. in.:
    Zamkniecie szkół podstawowych – to nie ja, to radni podjęli decyzję;
    Przejęcie balastu od Powiatu w postaci prowadzenia szkół średnich – to nie ja, to radni tak chcieli;
    Zadłużenie gminy na poziomie około 23 mln zł – to nie ja, to radni chcieli chcieli budżetu dziesięciolecia;
    Przekształcenie TPK w spółkę Remondis – to nie ja to radni podjęli uchwałę;
    To tak z grubsza.
    Po co zatem Burmistrz, skoro wszystkie kluczowe decyzje podejmuje Rada Miejska?

  8. Pewnie niektórzy sami nie wiedza co tam robią od czego są ale są. Dostać się graniczy z cudem. Jakby tak prześledzić to same powiązania. A można zatrudnić osobę z chęciami, pomysłami, otwartym umysłem i wszyscy mieliby z tego korzyści. Ale po co? A już najlepsze są przypadki kiedy to „praca sama dzwoni do domu”, oczywiście ciepłe posadki. Audyt, audyt i jeszcze raz audyt. Likwidować stanowiska „co ja tutaj robię”, zatrudniać na zasadzie konkursu, osoby z zewnątrz bez konotacji.
    To tylko opinia, bo wejście w życie jest nierealne.

  9. Panie autorze tego opracowania ,czy to czasami nie wstyd aby powkładać i aby było trochę objętości tez metodologicznych, gdzie do cholery to co istotne powinna być przeprowadzona rzetelna analiza stanowisk pracy ,przypisanych zadań i konkretne wnioski czy to jest optymalne rozwiązanie, gdzie dane ciężary można rozłożyć i jak powinna być ta struktura pod kątem efektywności i osiągania określonych celów.Ja bym się wstydził być autotrem tego co niczego konkretnego nie wskazuje

  10. Gdzie do cholery jakaś diagnoza, tylko ogólniki , w literaturze przyjmuje się ……….., takich sformułowań o podobnym chrakterze jest sporo, zastawiające jest czemu to opracowanie ma służyć i jakie to jest narzędzie do wprowadzenia konkretów??.jak tak to wygląda w naszym urzędzie to takie mamy efekty, poruta, poruta…… itd

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here